Tema 1 Hva er planlegging og organisering?

Planlegging og organisering er avgjørende for at et prosjekt skal lykkes, og dette involverer mange andre tverrgående ferdigheter. Å kunne organisere betyr å kunne definere de ulike oppgavene som skal utføres, men også å prioritere dem. Denne ferdigheten innebærer god tidsstyring, estimering av resultatet som skal oppnås, og evne til å tilpasse seg og håndtere følelser. Når denne aktiviteten utføres i en gruppe kreves det god kommunikasjon, bevissthet og kollektivt engasjement.

Flere aspekter må tas i betraktning:

• Utvikle en strategi: Først og fremst er det viktig å definere nøyaktige mål og resultat for å kunne måle resultatene og deres gjennomførbarhet. Deretter er det nødvendig å tydelig identifisere oppgavene som skal utføres for å ha et overordnet perspektiv, og til slutt etablere gjennomføringsregler. Ved å ta hensyn til begrensningene og mulige risikoer må man definere en prosess som skal følges.
• Planlegg aktivitetene: Når oppgavene er klart definert er det viktig å prioritere dem og å spesifisere de forskjellige stadier man må gjennom når de oppgavene skal realiseres: Hva, når, hvor, med hvem, osv.
• Organiser tiden din: Etablering av en arbeidsplan, i form av en formell tidsplan, lar deg være godt organisert og unngå ubehagelige overraskelser. Ikke nøl med å legge til delmål, uten å være for dristig, og unngå å ha det travelt. Ved etablering av en arbeidsplan er det også nødvendig å sette tidsfrister ved å ta hensyn til eksterne begrensninger. Dette vil tillate deg å være fleksibel.
• Administrere ressurser og kvalitetssikring: Å jobbe i et team eller i partnerskap, samt evnen til å delegere, vil sikre kvaliteten. God kommunikasjon og emosjonell ledelse er begge avgjørende for å lykkes i gjennomføringen av et prosjekt eller en aktivitet. Evalueringer av delmål og fleksibilitet gir mulighet for justeringer gjennom hele prosjektet.